Archiv der Kategorie: Projektmanagement

Projektaudit – Softwareprojekte aus der Krise führen und kontinuierlich verbessern

„Die Suchfunktion ist zu langsam und funktioniert nicht richtig!“, sagt der Kunde. Und schon geht’s ran an die beauftragte technische Analyse und Fehlersuche. Nach kurzer Zeit ist klar, dass nichts klar ist. Was genau heißt „funktioniert nicht richtig“? Und wie schnell ist schnell genug?

Im Gespräch mit dem Kunden wird deutlich, dass das Projekt insgesamt in Verzug ist, die Anforderungen nicht dokumentiert sind und das agile Vorgehensmodell neu eingeführt wurde. Der verantwortliche Senior Projektmanager spricht nicht mehr mit dem technischen Projektleiter und umgekehrt. Ein typisches Beispiel aus der Praxis. Die Frage ist nun, was tun?

Bei der EXXETA AG wende ich mit meinem Team die intern standardisierte „Service Komponente“ Projektaudit an. Diese schafft den methodischen Rahmen, um Softwareprojekte ganzheitlich zu betrachten und zu bewerten. Ganzheitlich meint hier sowohl die Sicht auf technische Belange als auch auf die gelebten Projektprozesse. Ein Projektaudit ist dabei grundsätzlich sowohl für die direkte Krisenintervention als auch für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) geeignet.

Zunächst eine grundsätzliche und wichtige Frage vorweg: Warum schlagen wir die ganzheitliche Betrachtung als Lösungsansatz vor? Auf Basis unserer Projekterfahrung sind für den Erfolg eines Projekts immer mehrere Faktoren relevant. Um ein Projekt zu optimieren oder aus der Krise zu führen, ist es nicht ausreichend, nur einen Aspekt zu betrachten. Wichtige Faktoren im Bereich der Projektprozesse sind zum Beispiel Kommunikationsstrukturen oder die Vorgehensweise bei der Anforderungsdefinition.

Die Service Komponente Projektaudit definiert ein stufenweises Vorgehen in mehreren Phasen. Der Phasenablauf kann ganz im Sinne eines kontinuierlichen Prozesses in weiteren Iterationen erneut durchlaufen werden. Zum einen kann das Ziel sein, die Detailtiefe bei den Untersuchungsgegenständen und der Ergebnisdokumentation pro Iteration zu erhöhen. Zum anderen können auch Themen, die im Review selbst identifiziert wurden, näher betrachtet werden. Kommt das Projektaudit in einer konkreten Krise zum Einsatz, wird der definierte Phasenablauf meist nur einmal komplett durchlaufen.

In unserem konkreten Fall änderten wir gemeinsam mit dem Kunden den Projektauftrag. Die Betrachtung des Projekts erfolgte nun ganzheitlich sowohl für die Softwarearchitektur als auch für die Entwicklungs- und Projektprozesse. Ziel war die Verifikation von Architektur- und Technologieentscheidungen sowie die Identifizierung von Optimierungspotential und das Erarbeiten einer konkreten Handlungsempfehlung.

Die bei der IST-Analyse durch Dokumentensichtung und Interviews gewonnenen Informationen wurden mit Blick auf die zu Beginn des Projektaudits definierten Schwerpunktthemen ausgewertet. Die Dokumentation von Befund und Zustand für die betrachteten Handlungsfelder erfolgte in tabellarischer Form. Entscheidend für die weitere Vorgehensweise ist dann der Zustand, er bewertet die Abweichung von einer „Best Practice“ [1].

Auf Basis der Befunde und ihrer Bewertung konnten wir präventive und korrektive Maßnahmen ableiten. Wichtig ist, das Ziel einer Maßnahme zu definieren um die spätere Erfolgskontrolle zu ermöglichen. Zum Abschluss brachte die Handlungsempfehlung unsere Maßnahmen in eine für die Situation passende Reihenfolge und bot dem Kunden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Problemlösung.

Bei Fragen, Anregungen oder Kritik sprechen Sie mich bitte einfach an. Ich freue mich über Rückmeldungen.

 

Literatur

[1] List, Werner / Voight, Roger (2010): Kritische Projekte retten. Leitfaden für die Diagnose, Sanierung und Prävention. München: Hanser Verlag.

 

IPMA Zertifizierung Level D bis A

Bei einer Zertifizierung nach IPMA (International Project Management Association) Standard liegt der Fokus auf den für das Projektmanagement notwendigen Kompetenzen. Vier Stufen führen zum „Erfolg“: Level D bis A.

Das Zertifizierungssystem der IPMA umfasst vier Stufen, vom Projektmanagement-Fachmann (Level-D) bis zum Projektdirektor (Level-A). Die einzelnen Stufen können nacheinander durchlaufen werden und bauen aufeinander auf. Sind die Voraussetzungen für ein bestimmtes Level erfüllt, ist allerdings auch die direkte Zertifizierung möglich.

Die Definition der geforderten Kompetenzen ist in der IPMA Competence Baseline (ICB) beschrieben. Insgesamt werden 46 Kompetenzelemente definiert, verteilt auf folgende Bereiche:

  • PM-technische Projektmanagement-Kompetenzen (20 Elemente)
  • PM-Verhaltenskompetenzen (15 Elemente)
  • PM-Kontextkompetenzen (11 Elemente)

Der deutsche Vertreter der IPMA ist die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). Als unabhängige Zertifizierungsstelle der GPM fungiert die PM-ZERT, sie erteilt Zertifikate nach dem IPMA 4-Level-System.

MS Project und Jira synchronisieren

In diesem Beitrag möchte ich eine kleine Anwendung für die Synchronisierung von MS Project und Jira vorstellen. Arbeitspakete aus MS Project können automatisch in Jira angelegt und aktualisiert werden. Der Projektplan wiederum wird aus Jira heraus auf dem richtigen Stand gehalten.

Ein MS Project Add-In der Firma Ceptah Solutions ermöglicht genau dies. Die Software nennt sich Ceptah Bridge und ist nach der Installation im MS Project Menü unter Add In verfügbar. Damit die Verbindung mit Jira grundsätzlich zustande kommt muss auf dem Jira-Server die Option Accept remote API calls aktiviert sein.

Welche Felder synchronisiert werden, und in welcher Richtung dies geschieht, kann im Konfigurationsmenü von Ceptah Bridge recht übersichtlich definiert werden. Synchronisiert wird manuell, die Änderungen können vor der Übernahme geprüft und gegebenenfalls verworfen werden.

Sinn und Zweck des Ganzen ist die einfache Übertragung geplanter Arbeitspakete an die entsprechenden Entwickler. Wenn Jira als Bug-Tracker und MS Project als Planungswerkzeug bereits im Einsatz sind, kann mit dieser kostengünstigen Lösung durchaus ein effizienter Entwicklungsprozess realisiert werden.