Archiv der Kategorie: Projektmanagement

Projektaudit – Softwareprojekte aus der Krise führen und kontinuierlich verbessern

„Die Suchfunktion ist zu langsam und funktioniert nicht richtig!“, sagt der Kunde. Und schon geht’s ran an die beauftragte technische Analyse und Fehlersuche. Nach kurzer Zeit ist klar, dass nichts klar ist. Was genau heißt „funktioniert nicht richtig“? Und wie schnell ist schnell genug?

Im Gespräch mit dem Kunden wird deutlich, dass das Projekt insgesamt in Verzug ist, die Anforderungen nicht dokumentiert sind und das agile Vorgehensmodell neu eingeführt wurde. Der verantwortliche Senior Projektmanager spricht nicht mehr mit dem technischen Projektleiter und umgekehrt. Ein typisches Beispiel aus der Praxis. Die Frage ist nun, was tun?

Bei der EXXETA AG wende ich mit meinem Team die intern standardisierte „Service Komponente“ Projektaudit an. Diese schafft den methodischen Rahmen, um Softwareprojekte ganzheitlich zu betrachten und zu bewerten. Ganzheitlich meint hier sowohl die Sicht auf technische Belange als auch auf die gelebten Projektprozesse. Ein Projektaudit ist dabei grundsätzlich sowohl für die direkte Krisenintervention als auch für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) geeignet.

Zunächst eine grundsätzliche und wichtige Frage vorweg: Warum schlagen wir die ganzheitliche Betrachtung als Lösungsansatz vor? Auf Basis unserer Projekterfahrung sind für den Erfolg eines Projekts immer mehrere Faktoren relevant. Um ein Projekt zu optimieren oder aus der Krise zu führen, ist es nicht ausreichend, nur einen Aspekt zu betrachten. Wichtige Faktoren im Bereich der Projektprozesse sind zum Beispiel Kommunikationsstrukturen oder die Vorgehensweise bei der Anforderungsdefinition.

Die Service Komponente Projektaudit definiert ein stufenweises Vorgehen in mehreren Phasen. Der Phasenablauf kann ganz im Sinne eines kontinuierlichen Prozesses in weiteren Iterationen erneut durchlaufen werden. Zum einen kann das Ziel sein, die Detailtiefe bei den Untersuchungsgegenständen und der Ergebnisdokumentation pro Iteration zu erhöhen. Zum anderen können auch Themen, die im Review selbst identifiziert wurden, näher betrachtet werden. Kommt das Projektaudit in einer konkreten Krise zum Einsatz, wird der definierte Phasenablauf meist nur einmal komplett durchlaufen.

In unserem konkreten Fall änderten wir gemeinsam mit dem Kunden den Projektauftrag. Die Betrachtung des Projekts erfolgte nun ganzheitlich sowohl für die Softwarearchitektur als auch für die Entwicklungs- und Projektprozesse. Ziel war die Verifikation von Architektur- und Technologieentscheidungen sowie die Identifizierung von Optimierungspotential und das Erarbeiten einer konkreten Handlungsempfehlung.

Die bei der IST-Analyse durch Dokumentensichtung und Interviews gewonnenen Informationen wurden mit Blick auf die zu Beginn des Projektaudits definierten Schwerpunktthemen ausgewertet. Die Dokumentation von Befund und Zustand für die betrachteten Handlungsfelder erfolgte in tabellarischer Form. Entscheidend für die weitere Vorgehensweise ist dann der Zustand, er bewertet die Abweichung von einer „Best Practice“ [1].

Auf Basis der Befunde und ihrer Bewertung konnten wir präventive und korrektive Maßnahmen ableiten. Wichtig ist, das Ziel einer Maßnahme zu definieren um die spätere Erfolgskontrolle zu ermöglichen. Zum Abschluss brachte die Handlungsempfehlung unsere Maßnahmen in eine für die Situation passende Reihenfolge und bot dem Kunden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Problemlösung.

Bei Fragen, Anregungen oder Kritik sprechen Sie mich bitte einfach an. Ich freue mich über Rückmeldungen.

 

Literatur

[1] List, Werner / Voight, Roger (2010): Kritische Projekte retten. Leitfaden für die Diagnose, Sanierung und Prävention. München: Hanser Verlag.

 

IPMA Zertifizierung Level D bis A

Bei einer Zertifizierung nach IPMA (International Project Management Association) Standard liegt der Fokus auf den für das Projektmanagement notwendigen Kompetenzen. Vier Stufen führen zum „Erfolg“: Level D bis A.

Das Zertifizierungssystem der IPMA umfasst vier Stufen, vom Projektmanagement-Fachmann (Level-D) bis zum Projektdirektor (Level-A). Die einzelnen Stufen können nacheinander durchlaufen werden und bauen aufeinander auf. Sind die Voraussetzungen für ein bestimmtes Level erfüllt, ist allerdings auch die direkte Zertifizierung möglich.

Die Definition der geforderten Kompetenzen ist in der IPMA Competence Baseline (ICB) beschrieben. Insgesamt werden 46 Kompetenzelemente definiert, verteilt auf folgende Bereiche:

  • PM-technische Projektmanagement-Kompetenzen (20 Elemente)
  • PM-Verhaltenskompetenzen (15 Elemente)
  • PM-Kontextkompetenzen (11 Elemente)

Der deutsche Vertreter der IPMA ist die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). Als unabhängige Zertifizierungsstelle der GPM fungiert die PM-ZERT, sie erteilt Zertifikate nach dem IPMA 4-Level-System.

MS Project und Jira synchronisieren

In diesem Beitrag möchte ich eine kleine Anwendung für die Synchronisierung von MS Project und Jira vorstellen. Arbeitspakete aus MS Project können automatisch in Jira angelegt und aktualisiert werden. Der Projektplan wiederum wird aus Jira heraus auf dem richtigen Stand gehalten.

Ein MS Project Add-In der Firma Ceptah Solutions ermöglicht genau dies. Die Software nennt sich Ceptah Bridge und ist nach der Installation im MS Project Menü unter Add In verfügbar. Damit die Verbindung mit Jira grundsätzlich zustande kommt muss auf dem Jira-Server die Option Accept remote API calls aktiviert sein.

Welche Felder synchronisiert werden, und in welcher Richtung dies geschieht, kann im Konfigurationsmenü von Ceptah Bridge recht übersichtlich definiert werden. Synchronisiert wird manuell, die Änderungen können vor der Übernahme geprüft und gegebenenfalls verworfen werden.

Sinn und Zweck des Ganzen ist die einfache Übertragung geplanter Arbeitspakete an die entsprechenden Entwickler. Wenn Jira als Bug-Tracker und MS Project als Planungswerkzeug bereits im Einsatz sind, kann mit dieser kostengünstigen Lösung durchaus ein effizienter Entwicklungsprozess realisiert werden.

Zugriffsrechte für ein Jira-Projekt konfigurieren

Sie möchten einer Gruppe von Benutzern, z. B. einem Lieferanten, den Zugriff auf ein bestimmtes Jira Projekt gestatten. Alle übrigen Projekte sollen vom Lieferanten nicht einsehbar sein. Ihre internen Mitarbeiter müssen natürlich weiterhin auf alle Projekte zugreifen können.

Der wichtigste Punkt gleich zu Beginn, alle Benutzer müssen in Jira einer Gruppe angehören die unter Global Permissions -> JIRA Users festgelegt wird. Zum einen muss ein Benutzer Mitglied dieser Gruppe sein, um sich einloggen zu können. Zum anderen wird jeder neue Benutzer automatisch Mitglied dieser Gruppe. Für den oben genannten Anwendungsfall sind daher zwei weitere Gruppen notwendig.

Insgesamt werden drei Gruppen jira-users, jira-intern und jira-lieferant mit entsprechenden Rollen Users, Intern und Lieferant benötigt. Dabei sind alle Benutzer der Gruppe jira-users und wahlweise der Gruppe jira-intern oder jira-lieferant zugeordnet.

Im Default Permission Scheme sollte Browse Projects nur die Rolle Intern zugeordnet sein. Entsprechend erhält auch nur Intern alle weiteren gewünschten Rechte.

Das Lieferant Permission Scheme kann aus einer Kopie von Default Permission Scheme erzeugt werden. Danach wird allen Rechten denen die Rolle Intern zugeordnet ist zusätzlich die Rolle Lieferant hinzugefügt. Entscheidend ist, dass Browse Projects beide Rollen (Intern und Lieferant) zugeordnet sind.

Allen internen Projekten wird das Default Permission Scheme, dem Projekt des Lieferanten das Lieferant Permission Scheme zugeordnet.

PDUs per Podcast

Eine PMP Zertifizierung ist mit einigen Mühen, Kosten und Aufwand verbunden. Nach bestandener Prüfung ist die Freude über das erreichte Ziel entsprechend groß. Damit der Status als PMP erhalten bleibt, müssen innerhalb von drei Jahren allerdings 60 PDUs gesammelt werden – z. B. per Podcast.

Alle grundlegenden Informationen zum Thema PDU (Professional Development Units) finden sich auf der Webseite des PMI (Project Management Institute). Kurz gesagt wird mit den PDUs der Nachweis über die kontinuierliche Weiterbildung als PMP Projektleiter erbracht.

Wer sich die Zeit für eine umfangreiche Recherche nimmt, findet im Internet unzählige Möglichkeiten PDUs zu sammeln. Es gibt sowohl kostenlose als auch mit Gebühren verbundene Angebote. Eine solche Recherche ist allerdings genau wie die PMP Zertifizierung recht mühsam. Warum? Verweise auf nicht mehr vorhandene Angebote, unterschiedlichste Qualität der Inhalte und viele Anbieter bzw. Quellen.

Für alle die diesen Aufwand nicht treiben möchten, einen Anbieter für alle PDUs bevorzugen und bereit sind dafür etwas Geld zu investieren ist der PDU Podcast mit Cornelius Fichtner zu empfehlen.

Einmal im Monat erhält man eine neue Folge des Podcasts. Diese lässt sich entweder auf einem Computer oder einem mobilen Gerät wie dem iPhone betrachten. Für jede Folge kann mindestens eine PDU beantragt werden.

MS Project Urlaubskalender erstellen

Mit Hilfe der Java-Bibliothek MPXJ lassen sich MS Project Kalenderdaten auslesen. Damit kann z. B. eine Liste aller Ressourcen mit Urlaubsinformationen erzeugt werden.

Im ersten Schritt müssen die einzelnen Ressourcenkalender entsprechenden gepflegt werden. Der Urlaub einer Ressource kann unter Project -> Change Working Time als Exception definiert werden.

Mit MPXJ wird die MS Project Datei eingelesen und nach folgendem Prinzip auf die Kalenderdaten zugegriffen:

ProjectFile project = reader.read("Projekte\\TollesProjekt.mpp");
...
List<ProjectCalendar> resourceCalendars = project.getResourceCalendars();
...
calendar.getName();
...
List<ProjectCalendarException> calendarExceptions = calendar.getCalendarExceptions();
...
calendarException.getFromDate();
calendarException.getToDate();

Das Ergebnis könnte so aussehen:

Max Mustermann:
03.08.11 - 17.08.11
18.10.11 - 19.10.11
Theo Tester:
23.12.2011 - 30.12.2011

Project Management Professional (PMP) Zertifizierung

Ist es möglich die Zertifizierung zum PMP im Selbststudium zu erreichen? Problemlos – Hier der kompakte Erfahrungsbericht einer Vorbereitung.

Die für die Prüfung notwendigen 35 Contact Hours können nicht nur in Präsenzseminaren erworben werden sondern auch über das Internet. Es gibt unterschiedliche Angebote wie Podcasts oder Onlinekurse.

Für eine Anmeldung zur Prüfung muss die Berufserfahrung dokumentiert werden. Hier scheint es sinnvoll zu sein, einen Blick in den PMBOK Guide oder ein Vorbereitungsbuch zu werfen. Danach können die Angaben gemäß der dort definierten Knowledge Areas und Prozesse strukturiert werden.

So könnte es gehen:

1) Lesen bzw. überfliegen des PMBOK Guide
2) Anmeldung für die Zertifizierung beim PMI
3) Lesen eines Vorbereitungsbuches
4) Beispielfragen beantworten
5) Zur Prüfung anmelden
6) Prozessübersicht verstehen und wichtige Outputs kennen
7) Exam Simulator verwenden und Zeitdruck üben

Bücher, Kurse, Informationen:

The PMP Exam: How to Pass on Your First Try, Fourth Edition [Paperback]
Andy Crowe PMP PgMP (Author)
Auf www.velociteach.com bietet das Unternehmen des Autors einen Online Kurs sowie einen Exam Simulator an.

PM PrepCast www.project-management-prepcast.com
PM Exam Simulator http://www.pm-exam-simulator.com

PM Zilla www.pmzilla.com